Besa Blog
Girişimcilerin en çok sorun yaşadığı konulardan birisi ofis tutma konusudur. Yapılacak olan işe ve girişime uygun olarak ofise ihtiyaç duyulmaktadır ve bu da doğal olarak farklılık gösteriyor. Küçük girişimlerin büyük kısmı home ofice sistemde iş yapıyor ve bir süre ayrıca bir ofise ihtiyaçları olmuyor ancak işler ilerledikçe ve iş durumuna göre bazen ofise ihtiyaçları oluyor ve kendilerine en uygun ofisi aramaya başlıyorlar.
İşinize uygun olarak ofis tutacağınız zaman belirli bir maliyeti gözden çıkarmanız gerekmektedir. Girişimcilerin kendi ihtiyaçlarını göz önünde bulundurması ve bu ihtiyaçlarını karşılayabilecek kapasitede ofis tutmaları gerekir. Bunun doğru olarak yapılabilmesi için de bu ofis tutma planlamasının doğru bir şekilde yapılması gerekir.
İşler internet üzerinden ilerlediğinde ofise pek ihtiyaç duyulmamaktadır. Fakat zaman ilerledikçe ihtiyaçlar artar ve home Office sistemi yetersiz kaçmaya başlıyor. Bu durumda da öncelikle ihtiyaçların belirlenmesi gerekiyor. Çalıştığınız ekipte büyümeler meydana gelmiş olabilir ve bununla birlikte de iletişim problemleri yaşanabilir. Bu sebeple de bütün bu ekibin bir arada olabileceği bir ofis tutulması gerektiği düşünülüyor ve bununla birlikte müşterilerle ara ara yapılması gereken toplantılar için bir oda gerekebilmektedir. Hatta ürünler için bir depo da lazım olabilmektedir. Bütün bunlar birer ihtiyaçtır ve bunlar not edilip listelendikten sonra ofis arayışı içerisine girilebilir.
Şu an bir ofise ihtiyaç olmaması demek, ilerleyen dönemlerde, vakitlerde ihtiyaç olmayacağı anlamına gelmemektedir. Bu nedenle de ofis ortamının sağlanabilmesi için öncelikle kuluçka merkezleri araştırılmalıdır. Ofis tutarken dikkat edilmesi gerekenler arasında kuluçka merkezleri bulabilmek ve bu bölgelerde yer alabilmek hem iş alanınızdaki farklı girişimcileri tanımanızı ve böylece de network genişletmenizi sağlayacaktır. Farklı görüşler işinizi ve sizi geliştirecektir.
İstanbul sınırlarında birçok ortak ofis kurulmaya başladı. Bu ofislerin amaçları aslında bütçesi düşük olan girişimcilere yardımcı olmak ve her birinin kendi girişimlerini ilerletebilecek ortama sahip olmalarını sağlamaktır. Ortak alanlar ve ofisler birçok girişimciye farklı imkan ve fırsatlar sunuyor ve temel ihtiyaçlar bölüşülmüş oluyor. Böylelikle de maliyetler de düşecektir.
İhtiyaçlar belirlendikten sonra önemli olan diğer madde de sizler için olmazsa olmaz olan ihtiyaçların belirlenmesidir. Kuluçka merkezi ve ortak alanlar da belirlendikten sonra, bulunan alanların sizlere sunmuş olduğu özelliklere dikkat etmelisiniz. Bir ofis kurma konusunda sizin için en önemli olan unsur ne? Ekibinizin bir arada olabilmesi mi yoksa depo alanlarınızın geniş olması mı? Ya da teknolojik açıdan isteklerinizin karşılanabiliyor olması mı? Bütün bu sorulara cevap verdikten sonra aslında olmazsa olmazlarınızı bulma yolunda da adım atmış olacaksınız ve seçiminizi de bu konulara göre yapmalısınız. İşinize yaramayan bir ortam olması size çoğu konuda zarar verecektir.
Ofis tutma aşamasında önemli olan unsurlardan birisi de bütçedir. Aylık ya da yıllık planlar yapılması önemli olan konulardandır. Bütçenizi iyi kontrol eder ve iyi planlarsanız eğer sıkıntı çekmezsiniz ki bütçe demek sadece ofis kirası demek değildir. Bütün bunların yanı sıra ödenmesi gereken vergiler de vardır ve bu vergilere ek olarak ofis giderleri de vardır. Yani bakıldığında ofis konusunda çok ciddi masraflar vardır ve bunlar da belirli maliyet gerektirebilmektedir. Ofis tutma konusunu düşündükten sonraki bütçe aşamasında kira, vergi ve diğer ofis giderlerini doğru tahminlerle hesaplamalı ve bunlara göre ortaya bir bütçe çıkarmalısınız. Aksi takdirde, tahmininizde olmayan harcamalar sizi zorlayabilir ve zarara da girebilirsiniz.